iDocs

iDocs Solutions

A plataforma de ECM/GED iDocs Solutions é uma suite de aplicações, que soluciona o principal problema das empresas: a eliminação dos fluxos de trabalho baseados no papel.

O ECM/GED é o conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais das empresas.

O iDocs é composto de módulos que atendem todas essas funcionalidades, possibilitando um gerenciamento do conhecimento não-estruturado das empresas, onde quer que tais informações se encontrem.

Nossa plataforma de ECM/GED não é simplesmente um sistema de gerenciamento de arquivos. É muito mais, pois implementa a categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança, além de gerenciar o fluxo de processos internos. Esses conceitos transformados em uma suíte de aplicações robusta e escalável como o iDocs traz benefícios vitais para a manutenção das bases de informações e conhecimento das empresas.

Implantar o iDocs é a solução para aumentar a eficiência e produtividade na gestão do seu negócio, gerando os indispensáveis diferenciais de competitividade.

O iDocs integrado, ou não ao seu ERP, mas trabalhando em conjunto, proporciona benefícios no aumento da eficiência de negócios com uma abrangência maior, trazendo mais resultados para toda a organização.

  • Redução de Custos
    Os documentos e processos estão disponibilizados na intranet/internet;
  • Segurança e Confiabilidade
    Conteúdo protegido por criptografia, perfis de acesso e auditoria completa.
  • Confidencialidade
    Acesso restrito aos usuários autorizados;
  • Controle
    Redução de gargalos nos processos;
  • Rastreabilidade
    Controle completo do ciclo de vida de cada documento, inclusive documentos físicos;
  • Agilidade
    Localização imediata e precisa de documentos e processos;
  • Flexibilidade
    Fácil adaptação às necessidades corporativas, aproveitando a infra-estrutura de TI atual;
  • Integração
    Aderência a qualquer sistema de gestão corporativo;
  • Inovação
    Transações entre filiais e entre empresas;
  • Instituições de Ensino: histórico escolar, documentos do aluno, requisições, entre outros;
  • Construtoras: desenhos de engenharia e relatórios técnicos;
  • Corretoras de Seguros e Seguradoras: apólices, documentos de sinistro;
  • Apoio no gerenciamento do conhecimento;
  • Extratos de contas correntes, energia elétrica, telefonia fixa e celular;
  • Automação de cartórios;
  • Bibliotecas digitais;
  • Cartões de assinatura;
  • Gerenciamento de Contratos em geral;
  • Catálogo de peças e listas de preços;
  • Acervos históricos;
  • Documentos de fundos de pensão;
  • Prontuários médicos;
  • Resultados de exames laboratoriais;
  • Processos de importação e exportação;
  • Arquivos eletrônicos em geral, nos formatos dos aplicativos Word, Excel, Power Point, PDF, e outros;
  • Gerenciamento de correspondência, fax e e-mail;
  • Prontuários da área de Recursos Humanos, incluindo recrutamento, seleção e treinamento;
  • Documentos em geral de Instituições de Ensino;
  • Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping.

Conheça a Solução iDocs

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Repositório virtual de documentos
Esta funcionalidade permitirá o armazenamento de qualquer documento eletrônico (Word, Excel, Power Point, tiff, gif, mp3, avi, cad, pdf, etc.) em um banco de dados com acesso via internet ou intranet (100% WEB).

Administração da solução (i-monitor)
Somente o administrador tem o acesso a esta funcionalidade. O administrador poderá criar usuários, mensagens, definir tipos de documentos e pastas eletrônicas, definir permissão de acesso por usuário aos tipos de documentos, criar combos para campos de um tipo de documento, iniciar senhas de usuários entre outras funções.

Auditoria da solução iDocs (i-audit)
Somente o administrador tem o acesso a esta funcionalidade. Através dela poderá visualizar e controlar as ações dos usuários do sistema GED. Logs do sistema serão disponibilizadas, e gráficos de controle de acesso ao sistema.

Definir e criar permissões para usuários do sistema
O administrador poderá criar usuários e administrar suas senhas, através da ferramenta de administração que somente o administrador tem acesso.

Definir critérios de acesso para as pastas eletrônicas
O administrador da solução GED poderá definir os critérios para acesso aos documentos armazenados nas pastas eletrônicas, definindo permissão por usuário ou grupo de usuários, garantindo assim a integridade e sigilo das informações armazenadas na solução.

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Controle e gerenciamento da documentação física
Esta funcionalidade permitirá o acesso dos documentos eletrônicos através de índices de pesquisa criados no momento do armazenamento da imagem. Estes índices são definidos pelo cliente por tipo de documento armazenado na solução.

Versionamento de documentos
A solução iDocs Content Server possui a funcionalidade de versionamento de documentos, ou seja, permitir o armazenamento de várias versões de um mesmo documento. No processo de pesquisa, o usuário poderá selecionar a visualização de todas as versões dos documentos ou somente a última versão (mais atual).

Criar mensagem padrão para usuários
O administrador poderá criar mensagens informativas para os usuários. Ao se logar no sistema, estas mensagens são apresentadas a todos os usuários. Estas mensagens poderão ser programadas, ou seja, definir períodos de tempo (data de início e fim) para apresentação.

Pesquisar documentos através de palavra ou frase (“full-text”)
Esta funcionalidade permite a pesquisa de documentos através palavras ou frases de documentos digitais armazenados no repositório virtual de documentos.

Armazenamento em lotes de imagens e índices
Esta funcionalidade permitirá armazenar grande quantidade de imagens na solução GED.

Controle de alterações de documentos
Esta funcionalidade permitirá o controle de alterações de documentos pelo usuário (processo de alteração – check-in / check-out ).

Upload e Download de imagens
Esta opção permitirá o armazenamento de documentos via internet (um documento de cada vez) – Upload. Permitirá também fazer o download para o computador.

Consulta a documentos através de pastas (i-navegator)
Esta funcionalidade permitirá que o usuário acesse seus documentos de forma gráfica, ou seja, através de pastas, possibilitando assim a localização mais rápida de seus documentos, sem a necessidade de especificar um índice para pesquisa.

Content
Plataformas
Workflow

Aprovação / Reprovação de processos de produção;

Delegação de tarefas;

Tarefas automáticas;

Tarefas condicionais;

Controle de tempo e execução;

Envio de notificações via e-mails -SMTP;

As tarefas são tramitadas por usuários e não por grupos de usuários;

O desenho do workflow é feito pela Docsys.

Workflow
Workflow
Scan

Digitalização de documentos
Digitaliza documentos através do sistema, utilizando o driver do scanner instalado.

Indexação de Documentos
Esta funcionalidade permitirá indexar os documentos digitalizados através do iDocs Scan e também documentos indexar documentos criados de forma digital ou digitalizados anteriormente.

Visualização das imagens
Esta funcionalidade irá exibir as imagens que foram digitalizadas e indexadas através do iDocsScan.

Controle de Produção
São coletadas informações sobre tempo de execução de cada fase da produção e usuário executante, proporcionado análises da administração sobre todas as fases da operação.

Controle de Qualidade
Funcionalidade que permite a visualização da imagem do documento e seus respectivos campos indexados para conferência, e assim aprovação ou retrabalho da imagem ou índice.

Armazenamento de imagens em lote
Funcionalidade de produção que automatiza e agiliza a importação de vária imagens e índices em lote.

Scan
Scan
archive

Controle e gerenciamento da documentação física
Armazenamento de informações dos documentos do colégio, visando o controle físico dos documentos, ou seja, local, quantidade de documentos, através de código de barras.

Níveis de permissão de usuários
Controle de acesso aos documentos pelos usuários, data e hora retirada e prazo de devolução do documento. A solicitação do documento poderá ser feito via intranet (ou internet) ao departamento de documentação, agilizando o acesso e localização dos documentos. Este acesso será permitido se o usuário tiver permissão para acessar o tipo de documento.

Administração da solução (i-monitor)
Controle de acesso aos documentos pelos usuários, data e hora retirada e prazo de devolução do documento. A solicitação do documento poderá ser feito via intranet (ou internet) ao departamento de documentação, agilizando o acesso e localização dos documentos. Este acesso será permitido se o usuário tiver permissão para acessar o tipo de documento.

Controle de temporaridade de documentos
Controle da temporaridade dos documentos, ou seja, o sistema permitirá controlar qual o prazo de validade de um determinado documento, gerando relatórios, visando a eliminação de documentos vencidos, disponibilizando assim mais espaço físico para armazenamento.

Localização e controle de caixa de armazenamento de documentos
Controle da localização dos documentos através de código de barras nos documentos, caixas e armários onde são armazenados os documentos.

Emissão de etiquetas com código de barras
O sistema permitirá emitir etiquetas com código de barras para o controle de caixas, armários e documentos, visando agilizar o processo de controle e acesso aos documentos, tanto no momento de retirada como devolução dos mesmos.

Cobrança eletrônica de documentos pendentes de entrega
O sistema permitir a cobrança eletrônica dos documentos que estão com seus prazos de entrega vencidos, esta cobrança poderá ser feita através de sinalizador ao usuário do sistema, email que será enviado ao usuário responsável pelo documento, até que o mesmo seja devolvido ao departamento de documentação.

Licença de uso sem limites de usuários
O sistema iDocs Archive no possui limites de usuários, permitindo assim total controle da aplicação e utilização do administrador do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Archive
Plataformas
Signer

Assine documentos eletrônicos em PDF
Módulo que possibilita assinar documentos eletrônicos em formatos PDF. o iDocs Signer permite assinar arquivos individualmente ou em lotes. Após assinados os arquivos podem ser visualizados e verificados através do Adobe Reader. Utiliza sertificado ICP-Brasil/X.509v3.

Signer
Signer
Import

Importação de Documentos
Módulo de importação de documentos em massa para publicação no iDocs Content. Flexível e customizável, agiliza e organiza a importação de documentos, podendo ser integrado com vários softwares de mercado.

Import
Plataformas
Viewer

Visualizador de Documentos
Módulo destinado para a integração de soluções e aplicativos diversos para visualização de documentos, acessando diretamente o módulo iDocs Content. Módulo integrante da solução de migração destinada para a visualização de documentos em mídias diversas como CD-ROM e DVD.

Plataformas
Migration

Processos de exportação de metadados (índices) e documentos eletrônicos para pastas eletrônicas com tamanho configurado pelo usuário;

I-Recorder – exportação de metadados (índices e documentos);

I-Viewer – visualizador de arquivos gravados em mídias (CD ou DVD).

Migration
Plataformas